ЭДО в охране труда: что можно подписывать электронно

Электронный документооборот в трудовых отношениях разрешён с 22 ноября 2021 года — статья 22.1 ТК РФ. Большинство кадровых документов организации уже можно подписывать УКЭП и хранить в системе ЭДО. Но в охране труда до сих пор действуют ограничения: журналы инструктажей и часть других документов закон требует вести на бумаге. По состоянию на дату подготовки материала поправки в Трудовой кодекс, обещающие расширение электронной формы в охране труда, ещё не вступили в силу — соответствующий проект Федерального закона № 1103297-8 находится на рассмотрении. Разберём, что можно подписывать электронно сейчас, чего ждать после принятия поправок, и какие подписи использовать.

Прочитав статью, вы узнаете:

• Логику статьи 22.1 ТК РФ;
• Документы ОТ, которые уже сейчас можно подписывать электронно;
• Документы, которые до 1 сентября 2027 — только на бумаге;
• Какая электронная подпись подходит к каждому случаю;
• Чек-лист перехода на ЭДО в охране труда.

Логику статьи 22.1 ТК РФ

Электронный документооборот в трудовых отношениях позволяет:

• создавать, подписывать, использовать, хранить документы в электронной форме;
• заменять обязательное бумажное оформление на электронное по решению работодателя;
• фиксировать подписи работодателя, работника, иных участников;
• обмениваться документами через системы работодателя или государственные платформы — Госуслуги, «Работа в России».

Переход на ЭДО — добровольный, по локальному акту работодателя с согласия работника. Часть документов до сих пор имеет ограничения — это касается прежде всего охраны труда и трудовых книжек, ведущихся на бумаге для работников, не перешедших на электронные.

Документы ОТ, которые уже сейчас можно подписывать электронно

Без ограничений (с 22 ноября 2021 года):

• согласие работника на обработку персональных данных при приёме — может оформляться через систему ЭДО с простой ЭП работника;
• локальные нормативные акты по охране труда — положение о СУОТ, положение об обучении, инструкции. Ознакомление работников возможно электронно с фиксацией факта прочтения;
• должностные инструкции и приказы о назначении ответственных за охрану труда;
• программы обучения и инструктажей — утверждаются работодателем электронно;
• карты профессиональных рисков — формируются и утверждаются в системе СУОТ;
• документы для ЛКОТ Минтруда — все взаимодействия с реестром обученных лиц только электронно;
• согласие работника на проведение медосмотра и направление на него;
• уведомления о результатах СОУТ — могут передаваться через ЭДО с фиксацией факта ознакомления;
• договоры с учебными центрами и экспертными организациями — стандартный В2В ЭДО.

При принятии готовящихся поправок (проект ФЗ № 1103297-8) в этот перечень планируется включить: акты о несчастных случаях по форме Н-1 и заключения комиссии по микротравмам — при условии хранения в электронном архиве с УКЭП. До вступления поправок в силу — порядок прежний.

Документы, которые до 1 сентября 2027 — только на бумаге

До этой даты на бумажном носителе остаются:

• журнал регистрации вводного инструктажа;
• журнал регистрации инструктажей на рабочем месте — первичный, повторный, внеплановый, целевой;
• журнал учёта стажировки на рабочем месте;
• личные карточки выдачи СИЗ (электронная форма допускается при условии фиксации подписи работника или его биометрических данных по приказу Минтруда России от 29.10.2021 № 766н);
• наряды-допуски на работы повышенной опасности (огневые, на высоте, в ОЗП) — переход обсуждается с 2027 года.

Причина задержки — потребность в массовом подключении работников к ЭДО, что требует времени и ресурсов. На бумажные журналы законодатель делает обоснованную ставку как на универсальный носитель доказательств для расследования инцидентов.

Какая электронная подпись подходит

В трудовых отношениях используются три вида ЭП:

Простая электронная подпись (ПЭП) — пароль, код из СМС. Подходит для информирования и ознакомления работников. Используется для согласий, ознакомлений с локальными актами.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — выпускается через Госуслуги или удостоверяющий центр работодателя. Подходит для большинства документов охраны труда, не требующих УКЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — выпускается аккредитованным удостоверяющим центром. Обязательна для договоров о материальной ответственности, актов о несчастных случаях, заявлений о расторжении трудового договора, актов комиссии по микротравмам.

Для большинства документов ОТ подходит УНЭП. УКЭП нужна там, где речь идёт о финансовой или правовой значимости — несчастные случаи, изменения в трудовом договоре, увольнения.

Подписывайтесь на канал для СОТов — Вас ждут:

• Анонсы важных обновлений законодательства;
• Обзоры на ошибки, которые могут стоить Вашей компании дорого;
• Полезные советы для создания безопасной рабочей среды;
• Развлекательный контент для СОТов.

Подписаться

Чек-лист перехода на ЭДО в охране труда

Если организация планирует переход:

1. Утвердить локальный акт о переводе документооборота по охране труда в электронную форму. Перечислить конкретные документы, виды подписи, систему хранения.
2. Получить согласие работников — оформляется письменно или через систему ЭДО с ПЭП. Без согласия работник продолжает получать бумажные документы.
3. Обеспечить работников электронной подписью — выпуск через Госуслуги (бесплатно для УНЭП) или через удостоверяющий центр работодателя.
4. Внедрить систему ЭДО — собственная или внешняя. Должна обеспечивать долгосрочное хранение, неизменяемость записей, поиск.
5. Настроить интеграцию с ЛКОТ — данные о проверках знаний автоматически выгружать в реестр Минтруда.
6. Обучить специалиста по охране труда работе с системой.
7. Сохранить ведение бумажных журналов инструктажей до 1 сентября 2027 года параллельно — это требование закона.

После 1 сентября 2027 года список документов, которые работодатель сможет вести только электронно, расширится. Минтруд готовит подзаконный акт с детализацией процедур ведения электронных журналов инструктажей. Следить за обновлениями — на портале regulation.gov.ru.

Внедрить электронный документооборот в охране труда и подготовить локальные акты под переход — через специалистов по разработке документов. Разработка документов по ОТ →