- Анонсы важных обновлений законодательства;
- Обзоры на ошибки, которые могут стоить Вашей компании дорого;
- Полезные советы для создания безопасной рабочей среды;
- Развлекательный контент для СОТов.
В любой организации, независимо от масштаба деятельности, важнейшее значение имеет грамотная организация документооборота по охране труда. Одним из элементов, помогающих контролировать порядок и ответственность, является журнал учета выдачи журналов по охране труда. Несмотря на кажущуюся избыточность названия, этот документ играет важную роль в крупных компаниях, где ежедневно ведется несколько десятков первичных журналов — от журналов инструктажа до журналов проверки средств индивидуальной защиты.
Из этой статьи вы узнаете:
- Когда необходимо вести журнал учёта журналов по охране труда;
- Как его правильно оформить;
- Какие требования предъявляются к заполнению;
- Как избежать ошибок и претензий со стороны ГИТ.
Обязательно ли вести журнал учёта выдачи журналов по охране труда?
Прямого требования о ведении такого журнала в законодательстве нет. Ни в Трудовом кодексе РФ, ни в нормативных актах Минтруда или Роструда не указано, что работодатель обязан вести журнал учета выдачи других журналов по охране труда.
Однако, согласно статье 8 ТК РФ, работодатель вправе устанавливать внутренние правила документооборота. Если в вашей компании издан локальный нормативный акт — например, Положение о системе управления охраной труда (СУОТ), приказ по охране труда или внутренний регламент, — в котором прямо прописано, что журнал учета выдачи должен вестись, то это требование становится обязательным для исполнения.
Важно:
Если такого приказа или положения нет, вести журнал не нужно, и проверяющие органы (например, Государственная инспекция труда) не вправе требовать его наличия. Это подтверждается Федеральным законом № 294-ФЗ от 26.12.2008, который защищает работодателей от незаконных и избыточных требований при отсутствии прямого указания в законе.
Кто должен вести журнал и как его утвердить?
Чтобы журнал имел юридическую силу и признавался при проверках, необходимо:
- Издать приказ по организации, в котором:
- назначается ответственный сотрудник (обычно это специалист по охране труда);
- утверждается форма журнала (в виде приложения к приказу);
- указывается порядок ведения, хранения и передачи документа.
- Оформить титульный лист журнала, включающий:
- полное наименование организации;
- точное название: «Журнал учета выдачи журналов по охране труда»;
- номер журнала (по внутренней нумерации);
- даты начала и окончания заполнения;
- подписи руководителя и ответственного лица.
Структура и правила заполнения журнала
Журнал состоит из двух частей: титульного листа и регистрационной таблицы.
Основные графы таблицы:
| № п/п | Дата выдачи | Регистрационный номер | Наименование документа | Подразделение | Должность | Ф.И.О. получателя | Подпись |
|---|
Пример записи:
- Дата: 15.04.2025
- Регистрационный номер: ЖОТ-023
- Документ: Журнал повторного инструктажа по охране труда
- Подразделение: цех № 3
- Должность: Начальник смены
- ФИО: Петров Д. С.
- Подпись: ___________
Как правильно вести журнал: ключевые правила
Чтобы избежать замечаний при проверке и обеспечить юридическую чистоту документа, соблюдайте следующие правила:
- Записи вносятся только от руки
Используйте шариковую ручку с черными или синими чернилами. Распечатанные или отсканированные подписи не принимаются. - Нет исправлений корректором
Замазывать ошибки корректирующей жидкостью или перечеркивать их нельзя. - Ошибки исправляются по ГОСТу
Если допущена ошибка, сделайте запись:
«Запись №5 внесена ошибочно»,
затем ниже — правильные данные с новым номером. - Выдача — только под подпись
Каждый журнал по охране труда (инструктажей, осмотров СИЗ, проверок оборудования) выдается ответственному сотруднику строго под роспись. Это исключает споры вида «мне не давали документ». - При увольнении — возврат обязателен
Работник обязан вернуть все выданные журналы. - В случае утери — письменное объяснение
Если журнал утерян, сотрудник должен написать объяснительную. Это формирует личную ответственность и защищает работодателя при проверках.
Когда журнал особенно актуален?
Хотя ведение такого журнала не является обязательным, оно оправдано в следующих ситуациях:
- В крупных компаниях с множеством подразделений и ответственных лиц;
- При частой смене персонала (новые мастера, инженеры, специалисты по охране труда);
- В организациях, проходящих регулярные проверки (ГИТ, Ростехнадзор, Служба охраны труда);
- При использовании большого количества первичных журналов (ежедневных, ежемесячных, тематических).
Как хранить журнал?
После заполнения:
- Журнал регистрируется в архиве;
- Передается на хранение в службу охраны труда или в отдел делопроизводства компании;
- Срок хранения — не менее 5 лет, согласно перечню типовых архивных документов.
Заключение: нужен ли вам такой журнал?
Журнал учета выдачи журналов по охране труда — это не требование закона, а инструмент внутреннего контроля. Он помогает:
- контролировать движение документов;
- минимизировать риски при проверках;
- повышать дисциплину сотрудников;
- избежать конфликтов при увольнении.
Рекомендация:
Если в вашей компании работает более 50 человек или ведется более 10 видов журналов по охране труда, заведите такой учет. Если же организация небольшая и документооборот несложный, можно обойтись без него, сосредоточившись на основных журналах (инструктажи, осмотры, проверки).
